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使いやすい操作画面で、ペーパーレス化を始めることができました

ステータス管理ペーパーレス自動振り分けFAX共有FAX検索

事例のポイント

  • 大量の紙による受注処理で、作業効率が悪く、精神的に負担を感じていた
  • 若手からベテランの人まで操作できる画面の使いやすさが決め手となった
  • 自席でFAXの検索や返信を行い、迅速な問い合わせ対応が可能になった
  • 梅南鋼材株式会社様
    設立 1956年4月
    業種 一般・特殊鋼材の卸売及び加工販売業務全般
    ご利用業務 産業機械部品につかう鋼材加工品の受発注
    FAX利用枚数 (概算) 受信:約11,000枚/月
    送信:約3,000枚/月
    導入前の状況 紙によるFAX送受信(確認や加筆作業の一部で他社システムを使用)
    ご利用ユーザー数 19ユーザー
    導入地域 大阪
    ホームページ http://www.bainan.jp/
    梅南鋼材株式会社様は、産業機械の部品となる鋼材を前加工して提供しています。isanaのほかに、販売・生産管理システムや基幹系システムをあわせて導入し、FAXを含めた受発注業務全体の改善に取り組んでおられます。こうした梅南鋼材株式会社様のIT戦略は、関西IT百選にて2017年度 百選優秀賞を受賞されております。
    「プラモデル納品」実現のIT戦略 (梅南鋼材株式会社様ご作成)  受賞資料はこちら
    梅南鋼材株式会社様

    (写真左上から)専務取締役  堂上様、製造部 主任  柿本様
    (写真左下から)営業部 主任  長谷川様、営業部 主任  小山様

    導入の背景大量のFAXを紙で受注処理しており、業務効率が悪く、精神的にも負担だった

    isanaを導入する前はどのように業務を進めていましたか?

    長谷川様:
    もともとFAX業務は、別のシステムを使用していました。パソコン上でFAXデータは確認できるのですが、受注番号でFAXを探せなかったり、返信までできなかったり等、業務上で不都合なことがあり、実際は印刷して紙で業務を進めていました。

    1ヶ月におよそ1万件のFAXを受信されているとのことですが、紙で印刷すると相当な量になりますね。

    小山様:
    そうですね。一日中FAXを受信しているので、紙の振り分けに時間がかかっていました。

    長谷川様:
    常に机の上は紙がたくさんあり、それぞれの処理の進捗状況が見えず、精神的に負担でした。FAXを探すのが特に大変で、問い合わせがあった時は、まず自分の机に山積みになっているFAXを確認して、手元になければ複合機まで探しに行くことが必要でした。

    小山様:
    一部、処理が済んでいるものはFAXで受けた図面が工場のほうに回っているため、対象のFAXを工場まで探しに行かないといけない時もありました。

    探す範囲も広くて、時間がかかりますね。
    その他、困っていたことはありますか?

    堂上様:
    とにかく、FAXを探すときも返信するときも、席を立たなければならず、面倒でした。

    席を立ってしなければいけない作業が多いと、かなり作業が中断してしまいますね。

    堂上様:
    そうですね。業務効率を上げるため、ペーパーレスでFAXの管理や送信ができるようなサービスの導入を検討することになりました。

    大量のFAXを紙で受注処理しており、業務効率が悪く、精神的にも負担

    導入の決め手操作画面の使いやすさが、決め手だった

    サービスを選定するうえで譲れない条件などはありましたか?

    堂上様:
    紙で進めていた際に抱えていた問題を解決するため、FAX受注業務をペーパーレス化できるサービスを探しました。

    導入にあたり不安だったことはありますか?

    堂上様:
    若い人からベテランの人までみんなが使えるか、といった点は不安でした。ただ、実際に操作画面を見てみると、非常に使いやすく、誰もがすぐに操作に慣れることができそうだと思えました。

    長谷川様:
    初めは、紙で業務を進められなくなることに不安がありました。今はisanaがないと業務が進められないぐらいです。

    設定に困ることはありませんでしたか?

    柿本様:
    サポートを受けることもできましたし、ステータス設定やフォルダ作成についても特に難しいといったことは感じませんでした。

    自席でFAXの検索や返信を行い、迅速な問い合わせ対応が可能に

    導入の効果検索や返信にかかる時間が削減でき、問い合わせ対応が早くなった

    isanaをどのように使っていますか?

    小山様:
    お客様ごとにフォルダを作成し、自動振り分けをしています。また部署や拠点ごとに閲覧制限をつけたフォルダを作り、isana画面上のフォルダ移動で他部署や他拠点とやりとりできるようになりました。
    FAXのコメントに受注番号やその他連絡事項の登録ができるので、社内の情報共有がしやすくなりました。

    長谷川様:
    一部、次の工程にて紙で業務を進めているものはisanaから印刷をしていますが、それ以外のFAXの確認や加筆、返信などはほぼペーパーレスで進めています。

    isanaを導入して良かった点はありますか?

    小山様:
    検索がとても便利です。FAX番号やお客様の名前など複数条件で検索すると、対象のFAXだけをすぐに一覧で見ることができるので探す手間がなくなりました。

    堂上様:
    お客様への回答が早くなったように思います。特にお客様から電話を受けた時、導入前までは対象のFAXを探すため一度電話を切って、オフィスや工場を探し回ることが多かったのですが、今は電話をしながら対象のFAXをisanaで検索し、画面でFAXを確認しながら対応を進めることができます。席に座ったまま、パソコンの画面上でFAX業務の対応ができるので作業効率も上がりました。

    長谷川様:
    紙が減って、机の上がきれいになりました。また、受注処理全体の件数や対応しなければいけない件数がわかるので、優先順位をつけて仕事が進めやすくなりました。

    柿本様:
    あとは、クラウドなので災害対策にもなっています。

    今後、isanaで実現してほしいことはありますか?

    小山様:
    FAXの一部を切り取って、切り取り部分を同じFAX内で別の場所に移動できるようになればうれしいです。1つのFAXに複数の図面が入っている場合、一部だけを協力会社に依頼することがあります。対象の図面を相手先の協力会社へ指定する際に使えればと思っています。

    堂上様:
    isanaから送信したFAXとその回答で受信したFAXを互いに関連づけて参照したいと考えています。自社で受けた見積もり依頼を、協力会社に依頼することがあり、協力会社から返ってきた回答のFAXを自社から送った依頼のFAXと紐付けられると、さらに業務をスムーズに進められます。
    今は、自社で受信した見積もり依頼のFAXと協力会社に見積もり依頼を送信するFAXまではisanaで紐付けられるのですが、その後の協力会社からの返信のFAXを紐付けることができません。社内での業務フローや運用方法も含めて考えているところです。

    本日は貴重なお話をありがとうございました。

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