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社員の精神的負担が軽減し、社内の連携も改善

タブレット端末活用ペーパーレスリスク管理FAX共有

事例のポイント

  • 営業所に紙が多く、FAXの紛失や複合機のトラブルが発生していた
  • FAXをisanaに集約し、ペーパーレスを実現した
  • FAXの紛失だけでなく、FAXの放置や仕事の滞留も無くなった
  • 浜屋ガラス株式会社 様
    創業 大正6年6月28日
    業種 流通卸売業
    ご利用業務 住宅関連資材の受発注
    FAX利用枚数 (概算) 受信:96000枚/年
    送信:12000枚/年
    導入前の状況 紙によるFAX送受信
    ご利用ユーザー数 35ユーザー
    導入地域 東京
    浜屋ガラス株式会社様は、大規模なビルから個人住宅まで様々な住宅関連資材の受発注にFAXを利用されています。毎日大量のFAXを受信するため営業所は紙であふれ返り、FAX紛失などのトラブルが発生していました。そのような状況を改善するため、クラウドのソリューションをお探しになられていました。
    浜屋ガラス株式会社

    管理統括部 IT部 綿貫様
    東京業務センター ビル業務グループリーダー 砂場様
    東京業務センター ビル業務グループリーダー 小林様

    導入の背景営業所が紙であふれていることが原因で、トラブルが発生していました

    FAXにどのような課題をお持ちでしたか?

    綿貫様:
    以前は営業所が紙であふれていました。そのため、FAXが無くなってしまったり、FAXの「送った送っていない」というやり取りが発生してしまったりすることがありました。そのような状況を早く解消したいと考えていました。

    小林様:
    夜のうちに複合機から出たFAXは、朝出社したメンバーが5分~10分かけて各々に配っていました。日中に出たFAXは気付いた人が配るようにしていましたが、配られず放置されてしまっていることもありました。また、今までは出力する枚数が多くて複合機がすぐに不調になってしまい、20分~30分複合機が使えなくなることもありました。

    isana導入前のイメージ

    導入の決め手ペーパーレスを実現できるクラウドサービスはisanaだけでした

    isanaはどのような経緯で知っていただいたのでしょうか?

    綿貫様:
    お世話になっているダイヤオフィスシステム様に相談したところ、isanaの提案をいただきました。 他にもサービスを探しましたが、私たちの希望に合うクラウドサービスはisanaだけでした。

    isanaはリリースから3~4年のサービスでこれだけ出来ていたので、今後のバージョンアップにも期待ができました。
    ※2016年1月取材時

    導入前には本社でトライアルを実施し、問題が無いことを確認しました。ただ、本社と営業所は仕事に違いがあるので、そのあたりはヒアリングをしながら慎重に進めていきました。

    導入時に不安に思われたことはありますか?

    綿貫様:
    クラウドという形態については、以前からクラウドサービスを活用しているので不安はありませんでした。

    ただ、ペーパーレスになることについては、いきなり紙が無くなるのが不安だと感じていた人はいたと思います。 しかし、会社の方針で紙を無くすということがあったので、そのあたりは気持ちを切り替えてやってみようという感じで進んでいきました。

    確かに、急に紙が無くなってしまうのは不安ですよね。

    小林様:
    そうですね。isanaでは画面でFAXを見るので、寸法などを見落としたらと思うと怖いです。慣れれば2画面を使ってFAXを見ながら注文書の入力ができるので便利ですが、慣れるまでは不安でした。

    導入の効果紙が原因のトラブルは減り、仕事の滞留も無くなりました

    isanaの導入で業務はどう変わりましたか?

    綿貫様:
    現在は3拠点でisanaを利用しています。弊社では画面を2つ使い、片方でisanaを見て、もう片方でシステムに打ち込む使い方をしているようです。

    小林様:
    isanaに集約されたFAXは、各々の受信箱に振り分けてから処理をしています。

    isanaだと受信箱に入れた後はその人がやらないといけないので、仕事が滞留することが無くなりました。それに、今までのようにFAXが放置されてしまうことも無いです。

    綿貫様:
    以前は違うフロア宛のFAXは、スキャンしPDF化してメールで連絡をしていましたが、今は受信箱の移動で済むので楽になりました。

    isana導入後のイメージ

    綿貫様:
    isanaを導入してからは、仕分けした後に「FAXが来てたので受信箱に入れておきますよ。」と声掛けするようになりました。実際、社内のコミュニケーションは活発になったと感じています。

    また、仕分けや整理整頓の部分で精神的に良い影響が出ています。複合機に行かずに作業できるので、楽になりました。

    isanaの気に入った点を教えてください。

    砂場様:
    FAXをドラッグして受信箱に移せるところが簡単で良いですね。 FAXを移すと受信箱の名前が変わるので、受けた人間も分かりやすいです。

    小林様:
    今までは、FAXが紙でかなりの厚みになっていました。isanaでは1件という表示で済むのでそこはメリットですね。

    他に導入して良かった点はありますか?

    綿貫様:
    外出中に緊急性のあるFAXの確認をしたい時、これまでは営業所に戻らなければならなかったのですが、isanaはどこでもFAXの確認ができるので業務をスピードアップできています。iPadのアプリも見やすくていいです。

    砂場様:
    送られてきた図面の中身を見て、必要なページだけを印刷できるところが良いですね。

    小林様:
    これまでは机を綺麗にして帰っても、翌朝には仕分けされたFAXが机に置かれていました。しかし、isanaはクラウドに集約されているので、常に机がキレイに保てています。それと、複合機の負荷が少なくなったので寿命が延びた気がします。

    今後の展望をお聞かせください。

    綿貫様:
    全社でisanaを導入していけたらと思います。

    全社導入のネックになっている部分を教えていただけますか?

    小林様:
    私達がまだisanaを完全に使いこなせていないのが現状です。若い人には受けはいいのですが、まだまだ紙の方がいいと言う人もいます。

    綿貫様:
    通知や検索の使い勝手がより良くなるといいですね。

    小林様:
    本社はまだ紙が少ない部署なのですが、ビルのフロアや住宅のフロアは紙が多くさばききれないため、利用をストップしている状態です。私達がもっとisanaを使いこなし、メリットを社内に広げていきたいと思います。

    弊社にサポートできることがあれば、ご協力させていただきます。
    本日は貴重なお話をありがとうございました。

    ダイヤオフィスシステム株式会社
    TEL:03-3215-7850
    http://www.doscorp.co.jp/

    ダイヤオフィスシステム株式会社のホームページ

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