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FAXのペーパーレス化で、品質を落とさず処理スピード向上

ペーパーレス自動返信自動振り分けFAX共有FAX検索履歴管理

旅行業様のisanaご導入事例

isanaご導入前の状況

旅行業様の出張手配を行う部署では、FAXで受け取ったお客様からの申込書をもとに、ホテルや交通機関へ空きの確認をして受注内容を確定させ、チケットを発券するまでの一連の業務を担っております。
会社方針における部署のミッションとして、さらなる売り上げ拡大を命じられたものの、月間およそ2万枚のFAX申込を全て手作業で対応している当部署においてバックヤードの処理能力は限界に近い状態。
その打開策としてペーパーレス化を検討されていました。

FAXを複合機まで取りに行って、トレイに仕分ける作業のムダをなくしたい
FAXの紛失や迷子が心配なので対策をとりたい
必要な文書だけ印刷して紙資源を削減したい

FAXを受信するたびに離席して複合機へ取りに行き、各担当者の机上トレイへ仕分けるという運用に
問題意識を持っており、効率的かつ確実に業務を進められる体制を構築したいと考えておられました。

FAXをすぐに見つけられるような仕組みがほしい

確定した受注内容と原本の申込書FAXを照合する際や、電話で問い合わせのあった案件のFAXを探す際、いま誰が持っているか、どこまで処理しているかがわからず、FAXを見つけるために時間がかかり
困っていました。

定休日の支店で受け取ったFAXを他拠点で代理対応できる体制にしたい

申込書FAXの処理が受信した支店に依存しているため、引き継ぎや代理対応がスムーズにできず、
改善を図りたいという要望がありました。

FAXの送信エラーに気づかず対応が遅れてしまう状態を改善したい
お客様からのFAXが届いているか確認する電話で業務が中断する事態を減らしたい


isanaご導入の効果

FAXをパソコンで確認し、さらに自動振り分け機能によって仕分け業務を削減
大量のFAXをクラウドで管理し、漏れなく確実に対応できる体制を構築
データでFAXの処理や保存を行い、必要な時だけ印刷する運用を実現

isanaで受信したFAXは全て電子データ化して取り込まれ、条件設定をしたフォルダへ自動的に振り分け
られるため、離席や仕分け作業の必要がなくなり、作業効率が上がりました。効率化することで空いた
時間を、問い合わせ対応やチケットの手配など、より収益につながる業務に配分できるようになりました。

FAXの検索機能で、探す手間を大幅削減

受信日時や相手先番号はもちろん、事前に登録した販売管理番号など任意の文言でも検索することが
でき、すぐに目的のFAXが見つけられる体制になりました。

これまでの対応内容を他拠点から確認し、同水準の代理対応が可能に

各FAXの対応者や作業履歴はisana上で自動記録されます。ユーザーIDさえあればいつでもどこからでもFAXを確認することができるため、以前の対応内容を他拠点から確認し、同水準で代理対応できる運用を実現。問い合わせ対応の品質向上につながっています。

送信結果をメールで受け取り、エラー時にすぐ対応できる体制を構築
自動返信機能を活用して、申込書受領の返答を行い、電話対応時間を大幅削減


FAXのペーパーレス化で、品質を落とすことなく処理スピード向上を実現します。

関連するページ

機能紹介『自動振り分け』

受信したFAXを予め設定した条件で自動振り分けすることが可能。仕分け作業をゼロにすることができます。

機能紹介『FAXの共有』

本社と支社、工場など離れた拠点間でFAXを共有することが可能。情報共有や集約を効率化できます。

機能紹介『自動返信』

FAXを受信すると自動で加筆・返信を行うことが可能。取引先からの問い合わせを削減することができます。


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