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業務の流れを変えずに、自動返信と災害対策を実現

バックアップリスク管理BCP対策自動返信FAX機・複合機連携

事例のポイント

  • システム開発なしで、FAXの自動返信を実現し、業務効率も大幅に向上
  • FAX業務の流れはそのままで、クラウド環境へ自動的にバックアップを実現
  • 停電などの災害時でも業務を継続できる体制をシンプルに実現
  • 製薬業 N社 様
    ご利用業務 薬の副作用報告書の受信
    FAX利用枚数 (概算) 2400枚/年
    導入前の状況 紙によるFAX送受信
    ご利用ユーザー数 45ユーザー
    導入地域 東京
    市販薬の副作用情報に関する報告書を、医療機関からFAXで受信しています。受信したFAXを複合機で紙に出力し、安全性情報を管理する基幹システムへデータを入力。受領応答のFAXを手作業で送信しておられました。

    導入の背景自動でFAX返信ができ、リスク対策ができるFAXサービスを探していました

    複合機でFAXを受信し紙に出力しているため、停電時にはFAXが受信できない状態になることや、出力されたFAXの紛失を懸念されていました。

    また、FAXの受信を確認した後にその受領応答をFAX送信しており、この作業の自動化についても検討されていました。

    導入の決め手システム開発の必要がなく、シンプルな運用で要件を満たしており、即決でした

    紙に出力をする業務の流れは変えずに、FAXの自動返信を実現したいと考えておられました。しかし検討をする中で、他社の提案ではシステムの開発が必要だったため、費用と時間の面で悩んでおられました。

    isanaの導入を考えるキッカケはシステムの開発が不要で、社内の複合機と連携してFAXの自動返信が可能であること。そのうえ、クラウドサービスのため、FAXデータのバックアップや停電時のFAX受信体制も簡単に整備することができ、ほぼ即決で導入をご決断いただきました。

    導入の効果自動返信により業務効率が向上。災害時でも業務を継続できる体制が整いました

    自動返信機能で送信元への受信完了通知を自動化

    isanaの自動返信機能を利用して、FAXを受信すると自動で送信元へFAXを返信することが可能になりました。到着確認の電話による業務の中断FAX返信のための離席がなくなり、業務効率が向上しました。

    isanaのクラウド環境に、FAX文書を自動バックアップ

    社内の複合機とisanaを連携することで、複合機で受信したFAXが紙で出力されると同時にisanaへ文書データが自動保存される仕組みを構築しました。

    isanaと転送電話サービスの併用で、停電時でもFAX受信ができる体制を構築

    転送電話サービス(通信キャリアにてご契約)を活用することで、停電時にはisanaが直接FAXを受信するように設定。災害時でも継続して業務を遂行できる体制を実現しました。

    通常時のisana活用イメージ 停電時のisana活用イメージ


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